개인정보 처리방침

Focus Channel Sdn. Bhd.(이하 “회사”)는 회사가 운영하는 myapply 웹사이트, 온라인 상담채널, 카카오톡 채널 및 관련 서비스를 이용하는 고객의 개인정보를 중요하게 생각합니다.

회사는 말레이시아 「Personal Data Protection Act 2010 [Act 709]」 및 관련 법령에 따라 개인정보를 적법하고 안전하게 처리하기 위하여 본 개인정보 처리방침을 운영합니다.

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1. 개인정보의 처리 목적

회사는 다음의 목적을 위하여 개인정보를 수집·이용합니다.

1. 회원가입 의사 확인 및 회원 관리

2. 고객 및 상담 신청자의 본인 확인

3. 국제학교, 대학 및 기타 교육기관 관련 상담 제공

4. 학생의 연령, 학력, 영어 능력, 예산 및 희망 조건에 따른 학교와 교육과정 추천

5. 학교 및 대학 입학지원, 등록, 시험 및 인터뷰 진행 지원

6. 학생비자, 보호자비자 및 기타 체류 관련 절차 지원

7. 학교 방문, 현지 정착 및 고객이 요청한 부가 서비스 지원

8. 고객 문의, 상담 요청, 불만 및 민원 처리

9. 서비스 이용기록 확인 및 서비스 품질 개선

10. 설명회, 박람회, 교육행사 및 프로모션 안내

11. 학교, 대학 및 교육 관련 정보 제공

12. 관련 법령 준수 및 관계기관의 적법한 요청에 대한 대응

회사는 위 목적 이외의 용도로 개인정보를 이용하지 않습니다. 개인정보의 이용 목적이 변경되는 경우에는 관계 법령에 따라 사전에 안내하고 필요한 동의를 받습니다.

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2. 처리하는 개인정보의 항목

회사는 서비스 제공에 필요한 범위 내에서 다음과 같은 개인정보를 처리할 수 있습니다.

① 회원가입 시

• 필수항목: 이름, 이메일 주소, 휴대전화번호

• 선택항목: 성별, 생년월일, 연령대, 거주지역

• 수집목적: 회원 확인, 상담 관리 및 서비스 안내

• 보유기간: 회원 탈퇴 또는 동의 철회 시까지

② 고객 문의 및 교육상담 신청 시

• 필수항목: 신청자 또는 보호자 이름, 휴대전화번호, 이메일 주소, 문의내용

• 학생정보: 학생 이름, 성별, 생년월일, 국적, 현재 학교, 현재 학년

• 상담정보: 희망 입학 시기, 희망 학교, 희망 지역, 교육과정, 예산, 기숙사 또는 보호자 동반 여부

• 기타 상담을 위하여 고객이 자발적으로 제공한 정보

• 수집목적: 고객 문의에 대한 회신, 교육상담, 학교 추천 및 입학 가능성 검토

• 보유기간: 상담 또는 문의 종료일로부터 2년

③ 학교·대학 입학지원 시

서비스 내용에 따라 다음 정보가 추가로 수집될 수 있습니다.

• 학생 및 보호자의 여권 사본

• 증명사진

• 출생증명서 또는 가족관계 증빙서류

• 재학증명서, 졸업증명서 및 성적증명서

• 추천서, 자기소개서, 에세이 및 포트폴리오

• 영어시험 및 입학시험 결과

• 출결 및 생활기록 관련 서류

• 건강정보, 예방접종 기록 및 의료 관련 서류

• 보호자 및 비상연락처

• 학교 또는 대학이 입학심사를 위하여 요구하는 기타 정보

수집목적은 입학 가능성 확인, 입학지원, 등록, 시험, 인터뷰 및 학교와의 행정업무 진행입니다.

④ 비자 및 체류 관련 서비스 이용 시

• 여권 및 비자 정보

• 국적, 생년월일 및 출입국 관련 정보

• 가족관계 정보

• 주소 및 숙소 정보

• 학력 및 재학 정보

• 건강검진 및 보험 관련 정보

• 관계기관이 요구하는 기타 신청정보 및 서류

⑤ 카카오를 통한 간편가입 또는 카카오톡 채널 이용 시

고객이 카카오를 통한 정보 제공에 동의한 경우 다음 정보가 제공될 수 있습니다.

• 카카오 프로필 정보

• 닉네임 및 프로필 사진

• 카카오계정 이메일

• 카카오계정 전화번호

• 성별 및 연령대

• 생일 및 출생연도

• 카카오톡 채널 추가 상태 및 내역

실제 제공되는 항목은 고객이 카카오에 등록한 정보와 고객이 동의한 범위에 따라 달라질 수 있습니다.

⑥ 서비스 이용 중 자동으로 생성될 수 있는 정보

• IP 주소

• 접속 일시

• 브라우저 및 기기 정보

• 쿠키

• 방문 및 서비스 이용기록

• 오류 및 보안 관련 기록

회사는 웹사이트에서 신용카드번호, 카드 비밀번호 또는 인터넷뱅킹 정보를 직접 수집하거나 저장하지 않습니다.

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3. 개인정보의 수집 방법

회사는 다음과 같은 방법으로 개인정보를 수집할 수 있습니다.

1. myapply 웹사이트

2. 온라인 회원가입 및 상담신청서

3. 카카오싱크 및 카카오톡 채널

4. 이메일, 전화, 문자메시지 및 메신저

5. 대면상담, 설명회, 박람회 및 기타 행사

6. 고객이 직접 제출한 서류 및 전자파일

7. 학교, 대학, 교육기관 또는 협력기관으로부터 적법하게 제공받은 정보

8. 웹사이트 이용 과정에서 자동으로 생성되는 정보

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4. 개인정보의 처리 및 보유 기간

회사는 개인정보의 처리 목적이 달성될 때까지 개인정보를 보유하며, 관계 법령 또는 계약상 보존 의무가 있는 경우에는 해당 기간 동안 보관합니다.

① 회원정보

• 회원 탈퇴 또는 개인정보 이용 동의 철회 시까지

② 일반 문의 및 상담기록

• 상담 또는 문의 종료일로부터 2년

③ 학교·대학 입학지원 및 비자 관련 기록

• 해당 서비스 종료일로부터 7년

• 다만, 학교, 대학, 비자기관 또는 관계 법령에서 별도의 기간을 요구하는 경우에는 해당 기간을 따릅니다.

④ 마케팅 정보 수신 동의

• 고객이 마케팅 정보 수신 동의를 철회할 때까지

⑤ 분쟁 및 법적 대응 관련 기록

• 관련 분쟁 또는 법적 절차가 최종적으로 종료될 때까지

고객이 카카오톡 채널을 차단하거나 카카오 서비스를 탈퇴하더라도 진행 중인 입학지원, 비자 신청 또는 법적 보존 의무와 관련된 정보는 즉시 삭제되지 않을 수 있습니다.

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5. 개인정보의 제3자 제공

회사는 원칙적으로 고객의 개인정보를 수집·이용 목적 범위 내에서 처리하며, 고객의 동의 없이 제3자에게 제공하지 않습니다.

다만, 고객이 요청한 서비스를 제공하기 위해 다음과 같이 개인정보를 제공할 수 있습니다.

① 학교, 대학 및 교육기관

• 제공받는 자: 고객이 상담 또는 지원을 요청한 국제학교, 대학, 어학기관 및 기타 교육기관

• 제공 목적: 입학 가능성 확인, 입학상담, 입학지원, 시험, 인터뷰, 등록 및 학생 관리

• 제공 항목: 학생 및 보호자 기본정보, 연락처, 학력, 성적, 여권정보, 건강정보 및 입학지원 서류

• 보유기간: 해당 교육기관의 개인정보 처리방침 및 관련 법령에 따른 기간

② 비자 및 관계기관

• 제공받는 자: 말레이시아 이민국, Education Malaysia Global Services(EMGS), 교육부, 의료기관 및 기타 비자 관련 기관

• 제공 목적: 학생비자, 보호자비자 및 기타 체류허가 신청과 관리

• 제공 항목: 개인정보, 여권정보, 가족관계, 학력, 건강 및 비자 신청 관련 서류

• 보유기간: 관계기관의 규정 및 관련 법령에 따른 기간

③ 서비스 협력업체

• 제공받는 자: 고객이 요청한 서비스와 관련된 보험사, 숙소업체, 부동산업체, 운송업체, 번역·공증업체, 건강검진기관 및 기타 협력업체

• 제공 목적: 고객이 요청한 서비스 제공

• 제공 항목: 서비스 제공에 필요한 최소한의 개인정보

• 보유기간: 서비스 종료 또는 관계 법령에서 정한 기간

④ 법령에 따른 제공

회사는 다음의 경우 관계 법령이 허용하는 범위 내에서 개인정보를 제공할 수 있습니다.

1. 법령에 특별한 규정이 있는 경우

2. 법원, 수사기관 또는 정부기관의 적법한 요청이 있는 경우

3. 고객 또는 다른 사람의 생명과 안전을 보호하기 위하여 필요한 경우

4. 회사의 법적 권리 행사 또는 분쟁 대응을 위하여 필요한 경우

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6. 개인정보 처리업무의 위탁

회사는 원활한 서비스 제공을 위하여 개인정보 처리업무의 일부를 외부업체에 위탁할 수 있습니다.

위탁업무에는 다음 사항이 포함될 수 있습니다.

• 웹사이트 및 서버 운영

• 고객관리시스템 운영

• 카카오톡, 이메일 및 문자메시지 발송

• 클라우드 데이터 저장

• 문서 번역, 공증 및 배송

• 정보기술 및 보안 서비스

• 회계, 세무 및 법률 관련 업무

회사는 개인정보 처리업무를 위탁하는 경우 위탁업체가 개인정보를 안전하게 처리하도록 계약 및 관리·감독 등 필요한 조치를 시행합니다.

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7. 개인정보의 국외 이전

회사는 국제학교 및 대학 입학지원, 비자 신청, 고객관리 및 클라우드 서비스 이용 과정에서 개인정보를 말레이시아 외의 국가로 이전할 수 있습니다.

이전될 수 있는 국가

• 대한민국

• 고객이 지원하는 학교 또는 대학이 위치한 국가

• 회사가 사용하는 이메일, 클라우드 또는 고객관리 서비스의 서버가 위치한 국가

이전될 수 있는 개인정보

• 고객 및 학생의 기본정보

• 연락처 및 이메일 주소

• 여권 및 비자 정보

• 학력 및 성적 정보

• 입학지원 서류

• 상담 및 서비스 이용기록

• 고객이 요청한 서비스를 제공하는 데 필요한 기타 정보

이전 목적

• 학교 및 대학 입학지원

• 비자 및 체류허가 신청

• 고객상담 및 고객관리

• 데이터 저장 및 시스템 운영

• 고객이 요청한 서비스 제공

회사는 국외로 개인정보를 이전하는 경우 관련 법령에 따라 개인정보를 보호하기 위한 합리적인 보안조치를 시행합니다.

서비스 제공에 필수적인 국외 이전에 동의하지 않는 경우 일부 학교지원 또는 비자 관련 서비스를 이용하기 어려울 수 있습니다.

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8. 미성년자의 개인정보

회사는 국제학교 입학상담과 학생비자 지원 등의 서비스를 제공하므로 미성년 학생의 개인정보를 처리할 수 있습니다.

미성년자의 개인정보는 원칙적으로 부모 또는 법정대리인의 요청과 동의를 바탕으로 수집하고 처리합니다.

부모 또는 법정대리인은 미성년자의 개인정보에 대하여 다음 권리를 행사할 수 있습니다.

1. 개인정보 처리 여부 확인

2. 개인정보 열람 요청

3. 부정확한 정보의 정정 요청

4. 개인정보 삭제 요청

5. 개인정보 처리 또는 마케팅 이용 중단 요청

6. 개인정보 처리 동의 철회

학교 입학지원, 비자 신청 및 법적 의무 이행에 필요한 정보는 동의 철회 후에도 일정 기간 보관될 수 있습니다.

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9. 정보주체의 권리 및 행사방법

고객은 회사가 처리하는 본인의 개인정보와 관련하여 다음과 같은 권리를 행사할 수 있습니다.

1. 개인정보 처리 여부에 대한 안내 요청

2. 개인정보 열람 요청

3. 부정확하거나 불완전한 개인정보의 정정 요청

4. 관계 법령에서 허용하는 범위 내에서 개인정보 삭제 요청

5. 개인정보 처리 중단 또는 이용 제한 요청

6. 직접 마케팅 목적의 개인정보 이용 중단 요청

7. 개인정보 처리 동의 철회

8. 개인정보 처리에 관한 문의 또는 불만 제기

고객은 이메일, 전화 또는 서면을 통하여 권리를 행사할 수 있습니다.

회사는 요청자의 본인 여부 또는 정당한 대리권을 확인한 후 관계 법령에 따라 요청을 처리합니다.

다만, 다음의 경우에는 요청이 제한될 수 있습니다.

• 관계 법령에 따라 정보를 보관해야 하는 경우

• 다른 사람의 권리 또는 안전을 침해할 가능성이 있는 경우

• 입학지원, 비자 신청 또는 계약상 업무를 수행하는 데 필요한 경우

• 법적 청구 또는 분쟁 대응을 위해 필요한 경우

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10. 개인정보의 파기

회사는 개인정보의 처리 목적이 달성되고 보유기간이 종료된 경우 해당 개인정보를 안전하게 파기합니다.

① 파기 절차

파기 대상 개인정보를 확인한 후 회사의 내부 절차와 관계 법령에 따라 삭제하거나 폐기합니다.

관계 법령에 따라 일정 기간 보관해야 하는 개인정보는 별도의 공간에 분리하여 보관하고, 해당 목적 이외의 용도로 이용하지 않습니다.

② 파기 방법

• 전자파일: 복구 또는 재생이 어렵도록 안전하게 삭제

• 종이문서: 분쇄, 소각 또는 이에 준하는 안전한 방법으로 폐기

• 저장매체: 물리적으로 파기하거나 안전한 데이터 삭제 방식 적용

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11. 쿠키 및 자동 수집 장치

회사는 웹사이트 이용 편의와 서비스 개선을 위하여 쿠키(cookie) 및 유사한 기술을 사용할 수 있습니다.

쿠키는 다음의 목적으로 사용될 수 있습니다.

1. 고객의 접속상태 및 이용환경 유지

2. 웹사이트 방문 및 서비스 이용 형태 분석

3. 오류 확인 및 보안 관리

4. 고객에게 적합한 정보 제공

5. 웹사이트 기능 및 서비스 품질 개선

고객은 브라우저 설정을 통하여 쿠키의 저장을 허용하거나 거부할 수 있습니다.

쿠키 저장을 거부하는 경우 일부 웹사이트 기능 또는 맞춤형 서비스 이용이 제한될 수 있습니다.

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12. 개인정보의 안전성 확보 조치

회사는 개인정보의 분실, 도난, 유출, 위조, 변조 또는 훼손을 방지하기 위하여 다음의 보호조치를 시행합니다.

① 관리적 조치

• 개인정보 취급자를 업무상 필요한 인원으로 제한

• 개인정보 보호 관련 내부 절차 운영

• 임직원 및 개인정보 취급자에 대한 교육

• 개인정보 처리 위탁업체에 대한 관리 및 감독

② 기술적 조치

• 개인정보 처리시스템에 대한 접근권한 관리

• 계정 및 비밀번호 등 인증정보 보호

• 중요정보에 대한 적절한 암호화 및 보안조치

• 악성코드, 해킹 및 무단접근 방지를 위한 보안시스템 운영

• 접속 및 이용기록의 관리

③ 물리적 조치

• 개인정보가 포함된 문서와 저장매체의 안전한 보관

• 개인정보 보관 장소에 대한 접근 제한

• 문서 및 저장매체의 안전한 폐기

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13. 개인정보 유출 사고 대응

회사는 개인정보 유출 또는 유출이 의심되는 사고가 발생한 경우 다음과 같은 조치를 취합니다.

1. 유출 원인과 영향을 신속하게 조사

2. 추가 유출 방지 및 피해 최소화 조치

3. 관계 법령이 요구하는 경우 말레이시아 개인정보보호 감독기관에 신고

4. 고객에게 중대한 피해가 발생할 가능성이 있는 경우 해당 고객에게 통지

5. 유사한 사고의 재발을 방지하기 위한 보안조치 개선

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14. 개인정보 보호 담당자 및 문의처

회사는 개인정보 관련 문의, 권리 행사, 불만처리 및 피해구제를 위하여 다음의 문의처를 운영합니다.

개인정보 보호 담당자

• 회사명: Focus Channel Sdn. Bhd.

• 서비스명: myapply

• 직책: 개인정보 보호 담당자

• 전화: +60 17-844 7896

• 이메일: joshua@focuseducation.kr

고객은 개인정보 처리와 관련된 문의, 불만 또는 권리 행사 요청을 위 연락처로 제출할 수 있습니다.

회사는 문의 내용을 확인한 후 합리적인 기간 내에 답변하고 필요한 조치를 취합니다.

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15. 개인정보 침해에 대한 신고 및 구제

회사의 개인정보 처리 결과에 만족하지 못하거나 추가적인 도움이 필요한 경우 말레이시아 개인정보보호 감독기관에 문의하거나 불만을 제기할 수 있습니다.

Personal Data Protection Commissioner of Malaysia

• 기관: Department of Personal Data Protection Malaysia

• 웹사이트: www.pdp.gov.my

• 주소: Level 8, Galeria PjH, Jalan P4W, Persiaran Perdana, Precinct 4, Federal Government Administration Centre, 62100 Putrajaya, Malaysia

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16. 개인정보 처리방침의 변경

회사는 관계 법령, 서비스 내용 또는 개인정보 처리 절차의 변경에 따라 본 개인정보 처리방침을 수정할 수 있습니다.

중요한 변경사항이 있는 경우 변경된 방침의 시행일 최소 7일 전부터 myapply 웹사이트 또는 기타 적절한 방법으로 공지합니다.

고객의 권리 또는 개인정보 이용에 중대한 영향을 미치는 변경사항은 최소 30일 전에 공지하거나 관계 법령에 따라 별도의 동의를 받을 수 있습니다.

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17. 언어 및 해석

본 개인정보 처리방침은 한국어와 영어로 제공됩니다.

한국어본과 영어본 사이에 해석상 차이가 발생하는 경우, 말레이시아 법령의 적용과 관련해서는 영어본을 우선하여 해석합니다.

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PRIVACY NOTICE

Focus Channel Sdn. Bhd. (“we”, “us”, “our” or the “Company”) values the privacy of customers who use the myapply website, online consultation channels, KakaoTalk Channel and related services.

This Privacy Notice explains how we collect, use, store, disclose and protect personal data in accordance with the Malaysian Personal Data Protection Act 2010 [Act 709] and other applicable laws and regulations.

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1. Purposes of Processing Personal Data

We may collect and process personal data for the following purposes:

1. To process membership registrations and manage member accounts;

2. To identify customers and consultation applicants;

3. To provide consultations relating to international schools, universities and other educational institutions;

4. To recommend schools and educational programmes based on a student’s age, academic background, English proficiency, budget and preferences;

5. To assist with school and university applications, registration, entrance tests and interviews;

6. To assist with student visas, guardian visas and other immigration or residency procedures;

7. To arrange school visits, settlement assistance and other services requested by customers;

8. To respond to enquiries, consultation requests, complaints and feedback;

9. To review service records and improve our services;

10. To provide information about seminars, education fairs, events and promotions;

11. To provide information relating to schools, universities and education;

12. To comply with applicable laws and respond to lawful requests from government authorities or regulatory bodies.

We will not use personal data for purposes unrelated to those stated above unless we have notified the data subject and obtained the required consent.

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2. Types of Personal Data Collected

We may process the following personal data to the extent necessary to provide our services.

2.1 Membership Registration

• Mandatory information: Name, email address and mobile telephone number

• Optional information: Gender, date of birth, age group and place of residence

• Purpose: Membership verification, consultation management and service communication

• Retention period: Until membership termination or withdrawal of consent

2.2 Enquiries and Education Consultations

• Applicant or parent information: Name, mobile telephone number, email address and enquiry details

• Student information: Name, gender, date of birth, nationality, current school and current grade

• Consultation information: Preferred admission date, preferred school, preferred area, curriculum, budget and boarding or parent-accompaniment requirements

• Other information voluntarily provided by the customer for consultation purposes

• Purpose: Responding to enquiries, providing education consultations, recommending schools and reviewing possible admission options

• Retention period: Two years after completion of the enquiry or consultation

2.3 School and University Applications

Depending on the service requested, we may collect:

• Copies of the student’s and parent’s or guardian’s passports;

• Passport-sized photographs;

• Birth certificates or documents proving family relationships;

• School enrolment certificates, graduation certificates and academic transcripts;

• Recommendation letters, personal statements, essays and portfolios;

• English-language test and entrance examination results;

• Attendance or student conduct records;

• Health information, vaccination records and medical documents;

• Parent, guardian and emergency contact information; and

• Other information or documents required by the relevant school or university.

Such information is collected to assess admission eligibility and to facilitate applications, registration, entrance examinations, interviews and administrative communications with educational institutions.

2.4 Visa and Residency-Related Services

We may collect:

• Passport and visa information;

• Nationality, date of birth and immigration information;

• Family relationship information;

• Address and accommodation information;

• Education and enrolment information;

• Medical examination and insurance-related information; and

• Other information and documents required by the relevant authority.

2.5 Kakao Registration and KakaoTalk Channel

Where a customer agrees to provide information through Kakao, we may receive:

• Kakao profile information;

• Nickname and profile image;

• Kakao Account email address;

• Kakao Account telephone number;

• Gender and age group;

• Birthday and year of birth; and

• KakaoTalk Channel subscription status and history.

The information actually provided will depend on the information registered with Kakao and the scope of consent provided by the customer.

2.6 Information Automatically Collected

The following information may be automatically generated or collected when a customer uses our website:

• IP address;

• Date and time of access;

• Browser and device information;

• Cookies;

• Website visit and service usage records; and

• Error and security logs.

The Company does not directly collect or store full credit card numbers, card passwords or online banking login information through the myapply website.

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3. Methods of Collecting Personal Data

We may collect personal data through:

1. The myapply website;

2. Online registration and consultation forms;

3. Kakao Sync and KakaoTalk Channel;

4. Email, telephone, text messages and messaging applications;

5. In-person consultations, seminars, education fairs and events;

6. Documents and electronic files submitted by customers;

7. Information lawfully provided by schools, universities, educational institutions or service partners; and

8. Information automatically generated through the use of our website.

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4. Retention of Personal Data

We retain personal data only for as long as necessary to fulfil the relevant purposes or to comply with applicable legal or contractual obligations.

4.1 Membership Information

Membership information will be retained until the member terminates the membership or withdraws consent.

4.2 General Enquiries and Consultation Records

General enquiry and consultation records may be retained for two years after the enquiry or consultation has been completed.

4.3 School, University and Visa Application Records

School, university and visa application records may be retained for seven years after completion of the relevant service.

Where an educational institution, immigration authority or applicable law requires a different retention period, the required period will apply.

4.4 Marketing Consent Records

Marketing information may be used until the customer withdraws consent to receive marketing communications.

4.5 Dispute and Legal Records

Information connected with a dispute, complaint or legal proceeding may be retained until the matter has been finally resolved.

Blocking the Company’s KakaoTalk Channel or terminating a Kakao account will not necessarily result in the immediate deletion of information relating to an ongoing application, visa service or legal retention obligation.

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5. Disclosure of Personal Data to Third Parties

We will generally process personal data only for the purposes for which it was collected and will not disclose personal data to third parties without consent.

However, personal data may be disclosed to the following parties where necessary to provide a service requested by the customer.

5.1 Schools, Universities and Educational Institutions

• Recipients: International schools, universities, language institutions and other educational institutions selected by the customer

• Purpose: Admission assessment, consultation, application, examination, interview, registration and student administration

• Information disclosed: Student and parent details, contact information, academic information, examination results, passport information, health information and application documents

• Retention period: As determined by the relevant institution’s privacy policy and applicable laws

5.2 Immigration and Government-Related Authorities

• Recipients: The Immigration Department of Malaysia, Education Malaysia Global Services (EMGS), the Ministry of Education, medical institutions and other relevant authorities

• Purpose: Student visa, guardian visa and other immigration or residency applications

• Information disclosed: Personal information, passport details, family relationships, education records, health information and visa application documents

• Retention period: As required by the relevant authority and applicable laws

5.3 Service Partners

• Recipients: Insurance providers, accommodation providers, real estate agencies, transportation providers, translation and notarisation providers, medical examination providers and other partners connected with a service requested by the customer

• Purpose: To provide the service requested by the customer

• Information disclosed: The minimum personal data necessary to provide the relevant service

• Retention period: Until completion of the service or as required by applicable laws

5.4 Disclosures Required by Law

We may disclose personal data where:

1. The disclosure is required or permitted by law;

2. A court, law enforcement agency or government authority makes a lawful request;

3. The disclosure is necessary to protect the life or safety of the customer or another person; or

4. The disclosure is necessary for the establishment, exercise or defence of the Company’s legal rights.

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6. Data Processors and Service Providers

We may appoint third-party service providers to process personal data on our behalf.

The relevant services may include:

• Website and server operation;

• Customer relationship management systems;

• KakaoTalk, email and text-message communications;

• Cloud data storage;

• Translation, notarisation and document delivery;

• Information technology and security services; and

• Accounting, tax and legal services.

Where personal data processing is outsourced, the Company will take reasonable contractual and supervisory measures to ensure that the service provider processes personal data securely and only for the authorised purposes.

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7. Cross-Border Transfer of Personal Data

Personal data may be transferred outside Malaysia in connection with international school or university applications, visa applications, customer management and cloud-based services.

7.1 Possible Destination Countries

Personal data may be transferred to:

• The Republic of Korea;

• A country in which a school or university selected by the customer is located; or

• A country in which the servers of our email, cloud-storage or customer-management service providers are located.

7.2 Information That May Be Transferred

The transferred information may include:

• Customer and student identification information;

• Contact information and email addresses;

• Passport and visa information;

• Academic records and examination results;

• Application documents;

• Consultation and service records; and

• Other information necessary to provide the service requested by the customer.

7.3 Purposes of Transfer

Personal data may be transferred for:

• School and university applications;

• Visa and residency applications;

• Customer consultations and customer management;

• Data storage and system operation; and

• Provision of services requested by the customer.

The Company will take reasonable measures to protect personal data transferred outside Malaysia in accordance with applicable law.

A customer who does not consent to a cross-border transfer that is necessary for the requested service may not be able to use certain school application or visa-related services.

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8. Personal Data of Minors

As the Company provides international school admission and student visa services, we may process the personal data of students who are minors.

Personal data relating to a minor will generally be collected and processed based on the request and consent of the minor’s parent or legal guardian.

A parent or legal guardian may exercise the following rights in relation to the minor’s personal data:

1. To confirm whether the minor’s personal data is being processed;

2. To request access to the minor’s personal data;

3. To request correction of inaccurate information;

4. To request deletion of personal data;

5. To request that processing or marketing use be stopped; and

6. To withdraw consent to the processing of personal data.

Information required for an admission application, visa application or compliance with a legal obligation may continue to be retained after consent has been withdrawn.

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9. Rights of Data Subjects

Subject to applicable law, a data subject may:

1. Request information about whether the Company processes their personal data;

2. Request access to their personal data;

3. Request correction of inaccurate or incomplete personal data;

4. Request deletion of personal data where permitted by law;

5. Request that processing be stopped or restricted;

6. Object to the use of personal data for direct marketing;

7. Withdraw consent to the processing of personal data; and

8. Submit a question or complaint regarding the processing of personal data.

Requests may be submitted by email, telephone or in writing.

The Company may verify the identity of the requester or the authority of a representative before processing a request.

A request may be refused or restricted where:

• Retention is required by law;

• The request may adversely affect the rights or safety of another person;

• The information is necessary to complete an application, visa procedure or contractual service; or

• The information is required for a legal claim or dispute.

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10. Disposal of Personal Data

When personal data is no longer required and the applicable retention period has expired, the Company will securely delete or dispose of the personal data.

10.1 Disposal Procedure

Personal data identified for disposal will be deleted or destroyed in accordance with the Company’s internal procedures and applicable legal requirements.

Information that must be retained under applicable law will be separated and used only for the required retention purpose.

10.2 Disposal Methods

• Electronic files will be securely deleted to prevent reasonable restoration or recovery.

• Paper documents will be shredded, incinerated or destroyed using another secure method.

• Storage devices will be physically destroyed or securely erased.

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11. Cookies and Automatic Collection Technologies

The Company may use cookies and similar technologies to improve website functionality and user experience.

Cookies may be used to:

1. Maintain a customer’s connection and website settings;

2. Analyse website visits and service usage;

3. identify errors and manage security;

4. Provide information relevant to customers; and

5. Improve website functions and service quality.

Customers may allow or reject cookies through their browser settings.

Rejecting cookies may limit certain website features or personalised services.

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12. Security of Personal Data

The Company takes reasonable administrative, technical and physical measures to protect personal data against loss, misuse, unauthorised access, disclosure, alteration or destruction.

12.1 Administrative Measures

• Limiting access to employees who require personal data for their duties;

• Maintaining internal personal data protection procedures;

• Providing relevant employee training; and

• Managing and supervising service providers that process personal data.

12.2 Technical Measures

• Managing access rights to personal data systems;

• Protecting account credentials and passwords;

• Applying appropriate security and encryption measures to important information;

• Using security measures against malware, hacking and unauthorised access; and

• Managing system access and usage records.

12.3 Physical Measures

• Secure storage of documents and devices containing personal data;

• Restriction of access to storage locations; and

• Secure destruction of documents and storage devices.

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13. Personal Data Breach Response

Where a personal data breach occurs or is reasonably suspected, the Company may:

1. Promptly investigate the cause and potential impact;

2. Take measures to prevent further disclosure and minimise harm;

3. Notify the Malaysian personal data protection authority where required by law;

4. Notify affected data subjects where the breach may cause significant harm; and

5. Improve security measures to prevent a similar incident.

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14. Contact Details

Questions, requests, complaints or concerns relating to personal data may be directed to:

Personal Data Protection Contact

• Company: Focus Channel Sdn. Bhd.

• Service: myapply

• Position: Personal Data Protection Contact

• Telephone: +60 17-844 7896

• Email: joshua@focuseducation.kr

The Company will review the request and provide a response or take appropriate action within a reasonable period.

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15. Complaints to the Regulatory Authority

A data subject who is dissatisfied with the Company’s handling of personal data may contact or submit a complaint to the Malaysian personal data protection authority.

Personal Data Protection Commissioner of Malaysia

• Department: Department of Personal Data Protection Malaysia

• Website: www.pdp.gov.my

• Address: Level 8, Galeria PjH, Jalan P4W, Persiaran Perdana, Precinct 4, Federal Government Administration Centre, 62100 Putrajaya, Malaysia

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16. Changes to This Privacy Notice

The Company may amend this Privacy Notice to reflect changes in applicable law, services or personal data processing practices.

Material changes will be announced through the myapply website or another appropriate communication channel at least seven days before the effective date.

Where a change may materially affect a customer’s rights or the use of personal data, the Company may provide at least 30 days’ notice or obtain additional consent where required by law.

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17. Language and Interpretation

This Privacy Notice may be provided in Korean and English.

In the event of any inconsistency between the Korean and English versions, the English version will prevail in relation to the application and interpretation of Malaysian law.